Aide et soutien

Bien démarrer avec Kovlio

Les premiers pas dans le portail, l'essai et l'abonnement, vos données, et comment nous joindre. Une question qui n'est pas ici ? Écrivez-nous à gestionreseauxhbinc@gmail.com : nous répondons généralement en un jour ouvrable.

Les premiers pas

Ouvrez votre espace. Sur la page Créer un compte, donnez votre nom, votre courriel et la raison sociale de votre société. Kovlio vous écrit pour confirmer l'adresse : le lien est valable 48 heures et vous fait choisir votre mot de passe. Votre espace s'ouvre aussitôt.
Ajoutez votre société. Sociétés, puis « Ajouter une société » : un assistant en dix étapes (identité, immatriculation, coordonnées, exercice, participation, implication, banque, comptabilité, documents, vérification). Vos réponses sont gardées en brouillon si vous devez vous interrompre. Le plan comptable, les journaux et les codes de taxes TPS et TVQ sont créés avec la société.
Reprenez vos soldes, si la société existait déjà. Comptabilité, onglet « Soldes d'ouverture » : téléchargez le gabarit, remplissez-le avec la balance de vérification de votre ancien logiciel ou de votre comptable, puis importez-le. Kovlio contrôle que la balance est équilibrée avant de publier l'écriture d'ouverture.
Reliez votre compte bancaire. Banque, onglet « Comptes et trésorerie » pour créer le compte, puis « Import de relevés » : Kovlio lit les relevés en CSV, OFX et QFX que votre banque vous laisse télécharger, et écarte les opérations déjà importées. L'onglet « Rapprochement » jumelle chaque opération à son écriture.
Saisissez vos dépenses avec leur pièce. Dépenses, « Nouvelle dépense » : fournisseur, montant, TPS et TVQ séparées, et la photo ou le PDF du reçu. La dépense est ensuite soumise, puis approuvée par une autre personne que son auteur — un autre administrateur du compte, ou une personne invitée avec le rôle « Approbateur » ou « Comptable approbateur » — avant d'être comptabilisée ; l'onglet « Approbations » regroupe celles qui attendent. Personne n'approuve sa propre dépense — sauf si l'administrateur coche « Je travaille seul » dans les Paramètres de la société (voir plus bas).
Enregistrez vos ventes. Revenus, « Nouvelle facture » : le client, la date, le sous-total avant taxes et le traitement fiscal ; la TPS et la TVQ se calculent. Les comptes clients par âge montrent ce qui reste à recevoir.
Préparez vos taxes. L'onglet Taxes calcule la TPS et la TVQ perçues, les crédits (CTI et RTI) et le solde à remettre pour la période que vous déclarez, par mois, par trimestre ou par année, avec le détail exportable.
Invitez votre comptable ou un collègue. Équipe, « Inviter une personne » : son courriel, les sociétés auxquelles elle a accès et son rôle (saisie, approbation, comptable, lecture…). Elle reçoit un lien valable 72 heures pour choisir son mot de passe. Vous retirez un accès en tout temps, depuis la même page.

Le résumé de chaque société rappelle ces étapes, avec un lien vers chaque écran, tant qu'elle n'a aucune écriture publiée.

Seul dans votre entreprise

Je travaille seul : comment approuver mes propres dépenses ?

Kovlio demande qu'une dépense ou un déplacement soit approuvé par une autre personne que celle qui l'a saisi : c'est la séparation des tâches. Si personne d'autre ne peut approuver, l'administrateur du compte ouvre les Paramètres de la société et coche « Je travaille seul : j'approuve mes propres dépenses ». Kovlio redemande alors son mot de passe. Le bouton « Auto-approuver » apparaît ensuite sur ses propres dépenses et déplacements. Ce que ce choix implique :

Plus de séparation des tâches pour vous dans cette société : personne d'autre ne vérifie vos dépenses et vos déplacements avant leur approbation. C'est un contrôle interne plus faible ; votre comptable, un vérificateur ou un prêteur peut vous le faire remarquer.
Cela vaut aussi pour la dépense ou le déplacement d'une autre personne que vous avez retouché : Kovlio le traite comme votre propre saisie, et vous l'approuvez alors, vous aussi, en auto-approbation inscrite au journal.
Chaque auto-approbation est inscrite au journal d'audit de la société, marquée « auto-approuvée (je travaille seul) », avec votre nom, la date et la pièce visée.
Le choix ne vaut que pour vous, l'administrateur qui coche la case : les autres personnes qui approuvent restent sous la règle, et le personnel de Kovlio n'en profite jamais.
Il ne lève que l'approbation : le reste (comptabiliser, rembourser, fermer un mois) ne change pas.
Le choix lui-même est inscrit au journal (qui, quand). Le cocher demande votre mot de passe.
Réversible : décochez dès qu'une autre personne peut approuver. Les auto-approbations passées restent au journal.

Vous préférez garder la séparation des tâches ? Invitez votre comptable, depuis la page Équipe, avec le rôle « Approbateur » ou « Comptable approbateur » : il approuve vos dépenses à votre place.

L'essai et l'abonnement

Comment fonctionne l'essai gratuit ?

Lorsque votre espace est ouvert sans carte, l'essai dure 30 jours. Un bandeau en haut du portail compte les jours qui restent. Aucune carte n'est demandée et rien n'est prélevé : à la fin de l'essai, vos livres passent en lecture seule — vous les consultez et les exportez, mais plus rien ne s'y écrit — jusqu'à ce que vous choisissiez un forfait.

Comment passer à un forfait payant ?

Le titulaire du compte — l'administrateur qui l'a ouvert — ouvre la page Abonnement, choisit son forfait et paie par carte sur la page sécurisée de Stripe ; la carte n'entre jamais dans Kovlio. Vos sociétés, écritures et pièces restent telles quelles, et la saisie reprend là où vous l'aviez laissée.

Comment changer de forfait ou résilier ?

Écrivez-nous : le changement de forfait se fait sur simple demande, et la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée, sans frais. Pendant l'essai, il n'y a rien à résilier : sans forfait choisi, rien n'est jamais prélevé.

Que se passe-t-il si un paiement est refusé ?

Le compte passe en lecture seule, et le portail le dit à chacun. Le titulaire du compte met à jour sa carte depuis la page Abonnement ; l'accès complet revient dès que le paiement passe. Rien n'est effacé.

Vos données

Comment récupérer toutes mes données ?

Dans chaque société, Paramètres, « Exporter toutes les données de la société » : une archive ZIP avec les écritures, le plan comptable, les clients, les fournisseurs, les factures, les dépenses, les opérations bancaires, les pièces justificatives et le journal d'audit, en tableaux lisibles dans Excel et en données complètes. L'administrateur du compte la prépare lui-même, en lecture seule comprise ; elle s'inscrit au journal des exports de la société.

Et un seul rapport ?

Les rapports, le grand livre et les taxes s'exportent depuis leur page, en CSV, en Excel ou en PDF.

Où sont gardées mes données ?

Vos livres et vos pièces justificatives sont hébergés à Montréal, avec leurs sauvegardes. La connexion aux comptes, le paiement, l'envoi des courriels, notre boîte de courriel et la lecture automatique des reçus passent par des services situés hors du Québec : la politique de confidentialité les nomme un à un.

Le soutien de Kovlio

Écrivez-nous à gestionreseauxhbinc@gmail.com, depuis l'adresse de votre compte, en nommant la société et l'écran concernés. Nous répondons généralement en un jour ouvrable. Ne nous envoyez jamais votre mot de passe : personne chez Kovlio ne vous le demandera.

Sans votre autorisation, notre équipe ne consulte ni ne modifie les livres de vos sociétés : le portail et la console de Kovlio le lui refusent. Si nous devons regarder un écran avec vous, l'administrateur de votre compte l'autorise depuis la page Équipe, carte « Autoriser le soutien de Kovlio » :

pour 1 heure, 24 heures, 72 heures ou 7 jours ;
en lecture seule, ou en lecture et écriture ;
retirée en un clic, à tout moment, sans mot de passe ;
chaque accès ouvert par notre équipe (qui, quand, pourquoi) s'inscrit à votre journal d'équipe, et vos administrateurs en sont avertis.

Trois situations font exception, dans la seule mesure nécessaire : la restauration du service après un incident, ce que votre entreprise nous demande par écrit (un export complet, une destruction) et les obligations légales, comme l'ordonnance d'un tribunal. Les conditions d'utilisation les décrivent.

Ce que notre équipe voit toujours, pour tenir votre abonnement : votre forfait et vos paiements, les membres de votre équipe (nom, courriel, rôle), votre journal d'équipe et la fiche de chacune de vos sociétés telle que vous l'avez remplie.

La sécurité de votre compte

Comment protéger mon compte ?

Activez la double authentification depuis la page Sécurité du portail, avec une application d'authentification. La session se ferme d'elle-même après 30 minutes d'inactivité ; sur un poste partagé, déconnectez-vous avec « Quitter ».

J'ai oublié mon mot de passe.

Sur la page de connexion, « Mot de passe oublié ? » vous envoie un lien pour en choisir un nouveau.

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